Por fin estás a punto de tomarte un merecido descanso, pero aún te queda una tarea por completar en tu lista de pendientes: redactar una respuesta automática de fuera de la oficina.
Muchos estarán más que familiarizados con el debate sobre cuánta información incluir y cuán disponible estarás, y si debes imprimirle algo de personalidad a tu mensaje, o incluso arriesgarte a hacer una broma.
Los expertos afirman que existen pautas claras sobre lo que se debe y no se debe hacer al escribir un mensaje de ausencia (OOO), y que cometer errores puede tener consecuencias más graves de lo que uno imagina. Estas son sus reglas para redactar la respuesta perfecta a un mensaje de ausencia.
‘Evita compartir demasiada información o presumir’.
Según Debretts, una consultora de etiqueta, una buena respuesta automática debe ser cortés y concisa, indicar una fecha de respuesta específica y proporcionar otro punto de contacto si procede.
Pero debes evitar compartir demasiada información personal, por ejemplo, incluyendo los detalles de tus planes de vacaciones, o alardear de cosas como segundas residencias o aficiones caras.
Imágenes de GettyHacer alarde de virtudes sobre por qué te tomas un tiempo libre es algo que no se debe hacer. Podría parecer arrogante o como si te estuvieras esforzando demasiado, dice el director Rupert Wesson.
«Algunas personas estarán encantadas de que estés pasando ‘tiempo de calidad con tu familia’, pero dado que son ellos quienes te envían correos electrónicos y están trabajando duro, podrías correr el riesgo de restregarles la realidad en la cara.»
Dicho esto, un mensaje simple que diga «Estoy fuera de la oficina», sin detalles sobre una fecha de regreso o correos electrónicos alternativos a los que intentar contactar, puede generar más preguntas que respuestas.
El peligro de la «falta de comunicación»
«La gente no sabe cuándo esperar una respuesta ni quién más puede ayudarles, y esa incertidumbre es lo que lleva a los seguimientos ‘por si acaso'», afirma Charlotte Davies, experta en desarrollo profesional de LinkedIn.
Ella cree que un buen mensaje de «fuera de la oficina» cumple dos funciones: comparte tus fechas y proporciona a las personas un contacto alternativo.
También cree que vale la pena informar a la persona que te sustituirá sobre cualquier asunto importante antes de irte: «Esto ayuda a quien te envíe correos electrónicos y, además, protege tu descanso».
¿Deberías contar chistes?
Si bien el trato personal puede funcionar en los días de ausencia si la cultura de su equipo es informal, tenga en cuenta que el humor no siempre se entiende bien por correo electrónico.
Los mensajes demasiado superficiales o sarcásticos pueden meterte en problemas, incluso si son graciosos, opina Paul Fitzsimmons, jefe de ventas y marketing del bufete de abogados Wilford Smith.
«‘Actualmente estoy fuera de la oficina, fingiendo que esta empresa no existe’… ‘Si es urgente, llame a alguien a quien le importe’… ‘Los correos electrónicos recibidos mientras estoy ausente serán eliminados sin ser leídos'», da como ejemplos.
Imágenes de GettyAdam Murfet, de 41 años, ejecutivo sénior de ventas, afirma que un antiguo compañero perdió un negocio después de que una broma en una llamada de «fuera de la oficina» enfadara a un cliente.
Pero él cree que el humor puede ayudar a algunas personas a destacar en un momento en que la comunicación está cada vez más impulsada por la inteligencia artificial.
«Siempre pregúntate: ¿pondrías lo mismo en un correo electrónico?», dice, como regla general.
«Todo lo que envíes será leído y la gente te juzgará por ello.»
‘No revisaré mis correos electrónicos’.
Los comentaristas suelen quejarse de que el remitente diga que tendrá «acceso limitado al correo electrónico» mientras esté ausente.
El riesgo es que esto invite a la gente a seguir contactándote como si aún estuvieras trabajando.
Wesson afirma que, si realmente necesitas consultar tu correo electrónico durante las vacaciones, es mejor decir: «Revisaré mi correo electrónico periódicamente», ya que así se gestionan las expectativas.
Davies añade que si quieres un descanso de verdad, «díselo claramente, algo como ‘No revisaré mis correos electrónicos durante este tiempo'».
«Recuerda que en el Reino Unido tienes derecho legal a vacaciones anuales ininterrumpidas, a menos que tu contrato estipule lo contrario.»
Consejos para redactar una buena respuesta automática de fuera de la oficina.
1. Sea cortés: No empiece directamente con «Estoy de vacaciones». Inicie su mensaje con un saludo, como «Gracias por su correo electrónico».
2. Indique una fecha de devolución específica y un contacto alternativo, si procede. Asegúrese de que todos los datos de contacto sean correctos.
4. Sea claro acerca de su disponibilidad: gestione las expectativas y, si prefiere que no lo contacten, dígalo.
5. No prometas respuestas inmediatas a tu regreso: Es completamente normal que haya un retraso, por lo que «en unos días» es una mejor promesa.
6. Marca tanto los contactos internos como los externos si usas Outlook. Es algo que se puede pasar por alto fácilmente.
7. Desactiva tu respuesta automática de fuera de la oficina cuando regreses: una respuesta automática de fuera de la oficina obsoleta puede dar una imagen de desorganización.